【フリーランス必見】請求書の簡単な作り方!記載事項や注意点を解説

フリーランスになると、今まで会社では誰かが行ってくれていた作業をすべて自分で行う必要がでてきます。営業、総務、経理まですべて自分で行います。

今回はそんなフリーランスにとっての基礎知識、請求書の発行についてみていきましょう。請求書は相手先に請求金額や入金先を知らせ、お金を支払ってもらうために必要な書類。

生活費に直結するため、絶対に作成を忘れることのできない書類です。正しい請求書の発行方法を覚え、スムーズな入金に繋げましょう。

請求書とは?

請求書とは、相手に商品・サービスの提供に対する対価を求める文書のこと。入金期日や振込先口座を知らせる役割も担っています。

商品やサービスの納品が完了してから相手に送付することが一般的です。最近はメールに請求書のPDFを添付して送付し、紙での発行に代える会社も多くあります。自分で請求書を発行する際は、相手先の会社にどちらがよいかあらかじめ確認するようにしましょう。

請求書の作り方を解説!何を記載すればいいの?

クライアントから請求書を求められたけど、どうやって作ればいいかわからないという方に向けて、請求書に記載すべき項目をご紹介します。

請求書に必ず記載すべき国税庁指定の5つの項目

請求書は法律により書類の形式が決められているものではありません。しかし、国税庁のホームページに「請求書等への記載事項」については言及があります。

  1. 書類作成者の氏名又は名称 
  2. 取引年月日
  3. 取引内容 
  4. 取引金額(税込) 
  5. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

上記5項目については、請求書作成の際に必ず記載するようにしましょう。

もし記載を忘れて提出してしまったときは、相手先の経理から請求書を返却される可能性が高いです。そうなると相手先に迷惑をかけるだけではなく、自身への入金も遅れることになります。忘れることなく記載するようにしましょう。

より具体的な方法については、下記の国税庁のサイトからも確認できます。必要な方は、以下のリンクから確認してみてください。

参考:No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた|国税庁

請求書に必要な5つの一般的な項目

日本では、請求書には上記5項目に加えて、以下の5つを記載するのが一般的です。

  1. 振込先(銀行名・支店名・口座の種類・名義(カタカナ)・口座番号)
  2. 支払期限
  3. 請求書番号
  4. 請求内容の明細(消費税区分・単価・個数など)
  5. 社印(印鑑)

支払期限は、一般的に月末締めで翌月末、または翌々月末までとし請求書を発行することが多いです。

下請代金支払遅延等防止法の第2条の2では「下請代金の支払期日は60日の期間内においてかつできる限り短い期間内において」定めることとされています。そのため、支払い期日が60日以内となるように発行しましょう。

また、請求書に社印を押すことは法的に定められた要件ではないので、法律上は社印がなくても問題ありません。

しかし、日本では商慣習として請求書に社印の押印を求められることがよくあります。そのため、最初から押印をして発行をするとスムーズです。逆に海外宛ての請求書の場合、社印を必要とされる場面はほとんどありません。

請求書には、ここまでご紹介した10つの項目を記載しておけば、基本的には問題ありません。それでも心配な方は、一度クライアントに確認してみると良いでしょう。

参考:下請代金支払遅延等防止法|公正取引委員会

請求書を作成する際の2つの注意点

請求書を作成していると、ほとんどの人が同じようなところでミスをします。二度手間にならないためにも、請求書を作成する際の注意点をしっかり確認しておきましょう。

1.消費税を区別する(8%、10%)

軽減税率がはじまったことで、消費税が8%と10%の2種類になりました。請求書を発行する際は、どちらの消費税率が適用されているのかわかるよう記載しましょう。

二つの税率が1つの請求書内に混在している場合、それぞれ専用の欄を設けてどちらがいくらなのか明確にわかるようにしておくことが重要です。

2.源泉所得税について確認する(ライター・カメラマン・イラストレーター向け

所得税法で源泉所得税の徴収が義務付けられている役務提供に該当する場合、請求書を発行するときに源泉所得税を記載する必要があります。

これには原稿料、講演料、デザイン料などの支払いが該当します。フリーランスのライターやカメラマン、イラストレーターの方は対応する必要がありますので忘れないようにしましょう。

源泉所得税は報酬の支払者が報酬の受け手に代わり税金を納める制度。そのため、自分で請求書を発行するときは、自分で源泉所得税額を計算して記載をする必要があります。

請求書を受け取った相手は、報酬から源泉所得税を引いた額を入金してくれます。報酬額と入金額が違っていても慌てず源泉所得税額を確認するようにしましょう。

参考:No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは|国税庁

3.請求書作成前にクライアントに社内ルールを確認しよう

請求書は会社によってさまざまなルールがあります。

例えば、請求内容の詳細について、特定の文言や名称を使用するなど相手の会社独自の記載ルールがある場合も。

また、前述した源泉所得税についても、クライアントによっては対応していないことがあります。備考に管理番号を記入して欲しいというクライアントもいるでしょう。

これらの事項は会社独自の取り決めであるため、相手に教えてもらわない限り自分では気づけないことばかり。初めて請求書を発行する際は、担当者に何か注意事項がないか一度確認をした上で請求書を作成するようにしましょう。

また、請求書の発行日にも注意するようにしてください。相手先の締め日を越えて発行してしまうと、相手の会社の次の支払日まで待つ必要ができ入金まで時間がかかることになります。

事前にクライアントの締め日を確認するようにしてください。

個人事業主におすすめ!請求書はオンラインで作成しよう

請求書の作成はクラウドサービスを利用すると便利です。特に、請求書の作成に慣れていない人にこそおすすめ。

クラウドサービスで提供されている請求書作成ツールは使い方が非常に簡単です。

まず、自身の口座情報や相手先の情報、提供したサービス・商品の価格などを入力します。流れに沿って、消費税の「%」を選択、源泉徴収税の有無を選ぶ、と進んでいけば、請求書が完成します。

請求書のフォーマットも豊富に用意されており、自分で一から作成する必要がありません。請求書の作成が初めての方でも簡単に請求書を作成することができます。

「どんなものかとりあえず試してみたい」という方には月5通まで無料で請求書の作成が可能な「Misoca」がおすすめ。

また、クラウド会計ソフトの「freee」では会計システムとセットで請求書発行の機能を利用することができます。請求書フォーマットと会計ソフトのどちらも探しているといった方は一度ホームページを確認してみてください。

絶対捨てないで!請求書の保管期間

作成した請求書は、削除したり破棄したりしないできちんと保管しておくようにしましょう。税法で保管が義務づけられているためです。

個人事業主に課せられた請求書の保管期間は5年です。しかし、帳簿の保管期間は7年間と設定されているため、請求書も帳簿とセットで7年間保存しておいた方が安心できるでしょう。帳簿の裏付け資料を求められた際にすぐ提出できるようにするためです。

参考:個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について|国税庁

まとめ

請求書の書き方は一度覚えてしまえば繰り返し使える知識。最初にしっかりと覚えるようにしましょう。書き方に自信のない方・慣れていない方はオンラインで発行できるシステムの利用を検討してください。事前に決められたフォーマットに必要事項を入力するだけですので、間違える心配がなくなります。

また、請求書は会社ごとにさまざまなルールがあることがあります。請求書を新規発行する取引先の場合は事前に一度確認するようにしましょう。