領収書とレシートの違い。経費に計上できるのはどっち? 

「レシートは、経費の証拠書類としては利用できない。」と思っていませんか?

結論から言うと、レシートは経費の証拠書類として利用することができます。さらに領収書よりもレシートのほうが税務上の信頼性は高い、とさえ言われています。

この記事では、レシートと領収書の違いや経費の証拠書類として認められるための4つの条件についてお伝えしていきます。

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1.領収書とレシートの違いって?

レジで発行されるレシートと、お店の人に宛名などを手書きで書いてもらう領収書。この2つの書類の大きな違いは、「宛名があるかどうか」です。

領収書には宛名がありますが、レシートには宛名がありません。レシートだと「誰がもらったのか」が分からないのです。この点が、領収書が経費の証拠書類として利用することができて、レシートは利用できない、という迷信が広がった原因かもしれません。

2.経費の証拠書類は、レシートでも大丈夫?

冒頭に申し上げた通り、レシートは経費の証拠書類として利用することができます。その理由は、経費の証拠書類として認められるための「4つの条件」を満たしているからです。

2-1.経費の証拠書類として認められるための4つの条件

税法上、経費の証拠書類として提出する書類(領収書やレシート)には、以下の4つの項目が記載されている必要があります。

  • 発行者の名前(代金の支払先)
  • 日付(商品を購入した日付)
  • 金額(商品の値段)
  • 明細(商品名などの詳細)

確定申告の際に、領収書やレシートを確認する際は、この4つの条件を満たしているかどうかをチェックするようにしましょう。

3.領収書とレシートどちらのほうが、より適切なのか?

結論から言うと、領収書でもレシートでも、どちらでもOKです。上記の4つの条件を満たしていれば経費の証拠書類として認められるので、どちらでも問題ありません。

3-1.領収書をもらう目的は「支払いの証明」

そもそも「領収書をもらう」ことの本来の目的は、「支払いのを証明」です。税法上でも、領収書とレシート、どちらも代金を支払ったことを証明する文書として認められています。

参考:No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書|国税庁

また、領収書やレシートだけでなく、納品書に「代済」や「了」と書かれたものや、お買上票に「代金を受け取った」ことが記載されている場合は、これらすべてが「支払いの証明」に値する書類として認められます。

3-2.法律にも「領収書しかダメ」とは書かれていない

消費税法第三十条9項(仕入れに係る消費税額の控除)のなかにも、経費の証拠書類が「領収書でなければならない」とは、どこにも書かれておらず、実際は「事業者に交付する請求書、納品書その他これらに類する書類」と記載されています。

参考:消費税法

つまり、領収書とレシートのどちらも「これらに類する書類」に該当するので、経費の証拠書類として提出する書類は、どちらでも構わないということになります。

4.領収書よりもレシートのほうが税務上は信頼性がある?

ここまで、経費の証拠書類として認められるための条件を確認してきました。勘のいい方であれば、既にお気づきかもしれませんが、実は「領収書よりもレシートのほうが税務上の信頼性が高い」と言われています。

取引先との会食で飲食店に行き、経費清算のために「領収書」を発行してもらう場合、宛先を「空欄」にしたり、「上様」と記載してもらうことがよくあると思います。また、但し書きについても「お品代として」や「お食事代として」など「具体的に何を買ったのか」が曖昧に記載されていることが多いのではないでしょうか。

一方、百貨店やスーパーなどで買い物をした際にもらう「レシート」には、経費の証拠書類として認められるために必要な4つの項目がすべて印字されていることがほとんどです。

この点を考慮すると、経費の証拠書類として「より信頼性が高い」のは、宛名や内容が曖昧な領収書ではなく、4つの条件をすべて満たしているレシートであるといえるのではないでしょうか。

5.領収書やレシートをもらう際に気をつける2つのこと

領収書やレシートをもらう際には、以下の2つの点に配慮するとよいでしょう。

  • 経費の証拠書類として認められるための「4つの条件」を満たしているかどうか
  • 二重発行になっていないかどうか(領収書とレシートの両方をもらわない)

5-1.4つの条件を満たしているか確認する

領収書やレシートは、「代金を支払ったこと」を証明する重要な書類なので、前述した4つの条件をすべて含むように、正しく記載されている必要があります。

  • 発行者の名前(代金の支払先)
  • 日付(商品を購入した日付)
  • 金額(商品の値段)
  • 明細(商品名などの詳細)

万が一のトラブルを避けるためにも、普段から領収書やレシートに、必要事項が正しく記載されているか確認するようにしましょう。

また、3万円以上の領収書については「収入印紙」を貼る必要があります。これは、印紙税法という法律で定められています。万が一、収入印紙を貼り忘れた場合でも、その領収書が効力を失うことはありません。しかし、税金の支払い義務は、発行者側(相手)にあるので、気づいたときには確認するよう心がけるとベストです。

ちなみに、領収書には、相手のハンコ(角印)が必要だと思っている人も多いと思いますが、実際は「会社名」と「所在地」の2つが記載されていればハンコは必要ありません。

5-2.二重発行を避ける(領収書とレシートの両方をもらわない)

二重発行とは、領収書とレシートの2つを二重に発行することです。法律的な問題はありませんが、領収書とレシートを二重に発行することで、経費を二重に計算することを可能にしてしまいます。

万が一、不正利用が発覚した場合、違反者本人と発行者側の双方が罪に問われるリスクがあるので、十分に注意するようにしましょう。

6.領収書やレシートをもらい忘れた場合はどうすればいい?

領収書やレシートをもらい忘れた場合はどうすればよいのでしょうか?その場合は、「出金伝票」を作成することで、これらの出費を経費として計上することができます。

出金伝票には下記の「4つの条件」を記載して、経費清算のときまで大切に保管しておいてください。

  • 発行者の名前(代金の支払先)
  • 日付(商品を購入した日付)
  • 金額(商品の値段)
  • 明細(商品名などの詳細)

出金伝票は100円ショップ(Seriaやダイソー)などでも売っていますし、自分でExcelを使って作成しても構いません。

領収書のもらい忘れだけでなく、そもそも領収書が発行されないパターン(例えば、自動販売機で購入したドリンク代、電車やバスなどの交通費など)においても、出金伝票は有効です。

ただ、あまりにも金額が多い場合は税務署に疑いをかけられる可能性はありますので、適切な範囲内で利用するように心がけましょう。

6-1.銀行振込やカード決済はどうすればいいの?

銀行振込やカード決済の場合も領収書やレシートが発行されないことが多いと思います。しかし、銀行振込やカード決済の場合は、振込明細やカード明細を確認することで、「代金を支払った」ことが証明できます。そのため、特別な手続きは必要ありません。

それでも不安な方は、振込明細やカード明細を印刷して保管しておくと良いでしょう。この際も「4つの条件」を参考に、記載がない項目があれば、自分でメモしておくようにしましょう。

まとめ

本記事のポイントは、以下の3つです。

  • 領収書とレシートは、どちらも経費の証拠書類として認められる
  • 経費の証拠書類として認められるためには「4つの条件」を満たす必要がある
  • 二重発行には、十分注意する

「領収書とレシートの違い」や「経費の証拠書類として認められるために必要なことは何か」につい十分理解していただけたかと思います。これらの知識を押さえたうえで、正しい行動を心がけていきましょう。

参考:

領収書とレシートはどう違うのか? / 領収書とレシート、経費精算にはどちらがよい? – 税理士ニュース|法律に関する相談なら「法律の窓口」へ / レシートで経費は落ちないって本当?ズバリお答えしましょう。 / 領収書とレシートの違いについてわかりやすく解説|経理の基礎知識|経営ハッカー / レシートと領収書の違いとは?お店が両方出さない理由を解説